Je cherche des retours d’expérience sur la manière de gérer, pour les tiers lieux de grande taille, et quand il y a plusieurs pôles (ou cercles) de travail (par exemple un pôle tech, un pôle admin, un pôle gestion du café, etc…) l’identification des tâches qui sont transversales ? Dans le fonctionnement par pôle, au moment où arrive un problème transversal, chaque pôle a tendance à se retrouver au même moment à travailler sur le même enjeu. Cela disperse pas mal les forces.
Avez vous le même souci ?
Y a il des astuces pour avoir un espace de gestion de tâches transversal qui permet à des membres de plusieurs pôles d’agir ensemble ? Sachant que l’on ne sait pas toujours quelles sont les tâches transversales par avance ? Et si possible des solutions qui ne viennent pas alourdir trop la coordination inter cercle ? Faut il dès lors utiliser tous le même outil de gestion de tâches ? (actuellement, dans mon organisation, chaque pôle choisit son outil, trello, document en ligne, wekan, etc…)
As-tu des exemples de tâches ? J’ai pas le sentiment que ça arrive dans cette forme à la Compagnie des Tiers-Lieux. C’est intéressant parce que ça rejoint des échanges en cours sur l’idée d’une voiture balai.
Un exemple pourrait aider à se projeter. Pour moi, les tâches doivent être rattachées à des rôles. Si le rôle n’existe pas, il peut être créé.le rôle peut ensuite être attaché à un des cercles existants
On essaye de documenter la façon dont tourne la Raffinerie sur notre wiki. Pas mal d’outils sont déployés, je pense que tu y trouvera plusieurs pages qui devraient répondre à ta question
C’est un peu complexe au premier abords, mais ce sont des histoires de pôles et d’inter-pôles.
Je vois bien le problème, on a le cas régulièrement.
On a trois manières de gérer la transversalité :
On a un chapeau Commun, notre conseil du Commun, qui a une vision sur l’ensemble des pôles, qui réunit tous les responsables de pôle, et dans lequel les problématiques de transversalité sont traitées en réunion opérationnelle et gouvernance ;
Dans les pôles, on crée des micro-rôles avec peu de redevabilités, qui vont être animés par des personnes qui sont aussi responsables d’autres rôles dans l’organisation ;
Des rôles provenant de n’importe quel endroit de l’organisation peuvent venir se « plugger » dans des pôles, auxquelles on va rajouter des redevabilités en réunion de gouvernance.
Exemple :
Les décisions 1 et 2 sont prises directement au niveau du conseil du commun ;
on créé un rôle « variable », pour gérer le montant des salaires avec les salarié.es, dans le pôle RH, qui va être animé par une personne du pôle Comptabilité, dont une des redevabilités est de faire les virements, on évite ainsi un intermédiaire inutile ;
on créé un rôle webinaire dans notre pôle communication, qui va venir se plugger dans le pôle numérique, et le pôle numérique rajoute des redevabilités spécifiques au contexte numérique.
Tout ça n’est possible qu’à la condition d’avoir une cartographie précise, et dynamique, des cercles et rôles de l’organisation (nom, raison d’être, liste des redevabilités).
Chaque rôle/cercle a son propre ensemble de projets, visible de tous les membres du Commun.
On a une politique/règle qui fixe l’outil de gestion de projet officiel, qui doit être utilisé par tous les membres.
Je te recommande vivement de n’utiliser qu’un seul outil projet, c’est un des principes de base de notre gouvernance : l’holoptisme. L’idée est plutôt simple : l’holoptisme, c’est le fait que chaque joueur d’une équipe de foot est capable de voir où est le ballon et où sont les autres joueurs. De même dans une organisation, chaque membre doit être capable de voir facilement où en sont les projets des autres membres.
Eux c’est plutôt des interpoles. Là où chez Babel, c’est plutôt des rôles interpôles (ce qui peut éviter trop de pôles).
L’un des soucis que je vois dans les organisations où je bosse en gouvernance partagée (et stigmergie/contribution libre), c’est de rendre visible les tâches en cours qui ne sont pas encore des rôles (pour éviter les doublons entre pôles). Est ce que dès qu’il y a une tâche un peu conséquente, il y a un nouveau rôle ?
Quel moyen de suivre les tâches / actions chez vous ?
C’est presque un autre sujet à avoir sur un autre topic dédié du forum, mais je comprends l’holoptisme pour réussir à bien coordonner collectivement un projet qui a des enjeux de résultats importants. J’aime bien aussi l’idée d’anoptisme (concept d’Olivier Auber, au sens ne pas tout voir PERSPECTIVE NUMERIQUE:Anoptique) ou l’enjeu est d’avoir confiance sans avoir à être dans l’enjeu de tout voir. On peut s’en rapprocher dans certains lieux collectifs quand les conditions sont réunies pour faire tiers lieu en dehors de gros besoins de coordination. Je crois que c’est plus le cas par exemple pour des lieux peu stressés par le foncier ou le financier, et qui ont des règles ou pratiques bien appropriées par les personnes membres. Il me semble que ces derniers se rapprochent alors de la « configuration sociale particuliére » dont parle A Burret dans sa définition des tiers lieux.
Dans notre fonctionnement, ce n’est pas la taille de la tâche qui détermine la création d’un rôle, mais sa récurrence : les rôles sont créés dès lors qu’il y’a des tâches récurrentes, qui sont l’indice d’une redevabilité. En gros, on créé un rôle parce qu’on découvre son existence, une fois la prise de conscience qu’un ensemble de tâches récurrentes ont un lien entre elles (ex: tâche: virer un montant à un salarié, ah c’est tous les mois, donc → redevabilité : faire un virement aux salariés → créa d’un rôle ou modif d’un rôle existant).
On suit les tâches via un logiciel de gouvernance, qui nous permet de créer un continuum entre tâches>rôles>pôles (ou cercles). Chez nous, tout est cercle : un rôle est juste un cercle atomique, et un pôle est un cercle composé. Pour le soft, je vais pas en faire la pub sur le web, c’est du proprio malheureusement, et j’aimerais bien créer un logiciel opensource avec d’autres structures (si ça vous botte !).
Concernant l’holoptisme, on a un système hybride anoptique/holoptique : seules les tâches pour lesquelles les rôles/cercles ont un enjeu de résultat entrent officiellement dans notre registre, visible de tous. Les autres tâches sont invisibles, et sont traitées en confiance et sans attente.
Merci beaucoup du retour, c’est très clair.
Vous en êtes satisfait du logiciel ? On peut le citer je pense
C’est https://www.glassfrog.com/ c’est bien ça ?
Peut-être que Communecter pourrait être le bon outil pour creuser une alternative open source, ils sont vraiment pas loin en terme d’outillage pour des organisations comme les notres (c’est le logiciel utilisé par La Raffinerie pour gérer les actions et événements de ses pôles, avec OCECO). cc @FlorentBenameur
Pas encore testé mais cette solution en libre pourrait être une proposition d’alternative aux solutions propriétaires intéressante pour nos organisations en gouvernance partagée. Cela a l’air très avancé déjà :
Fractale est une plateforme de collaboration et de communication inspirée par les systèmes auto-organisés et la culture open source :
Oui, c’est bien ça Il est conçu par la boîte du fondateur de holacracy, donc la plus avancée sur les aspects gouvernance holacratique, et intègre une GTD vu que le fondateur est fan de cette méthode, donc bien avancée aussi sur la logique projet.
Il y’a une autre alternative opensource en cours, tu peux y jeter un oeil, c’est https://rolebase.io, le code est en MIT, et le dev que j’ai rencontré est ouvert aux suggestions, mais il me paraît plus orienté cartographie d’orga, il n’y a pas de registre de gouvernance proprement dit, à voir dans le temps.
Belle trouvaille pour fractale ! Je vais étudier ça de près
Communecter, j’avais déjà regardé, mais je le trouve pas adapté à notre besoin, trop loin pour autant que je m’en souvienne, d’une gouvernance holarchique.
il fallait lire « Les décisions 2 et 3 sont prises directement au niveau du conseil du commun »
la décision 2 émerge dans le Conseil du Commun : faire en sorte que le rôle Variable du pôle RH soit animé par une personne du pôle Compta, puisque c’est le Conseil qui a la vision globale de la transversalité intéressante à mettre en place ;
la décision 3 émerge dans le Conseil du Commun : faire en sorte que le rôle webinaire du pôle com se « plugge » dans le pôle numérique, puisque le pôle numérique n’est pas forcément conscient de l’existence d’un tel rôle dans le pôle Com, et que c’est en discutant entre pôles que cette prise de conscience émerge.
@SamirSaidani merci pour les précision.
En quoi ca consiste un « responsable de pôle » ? et dans votre organisation, est ce qu’il y a une tendance à recentraliser le pouvoir de décision importante au niveau des responsables de pole et du conseil des communs ?
Les responsables de pôles ont une fonction de vision globale, ils se consacrent à avoir la vision globale du pôle, et sont garants de la raison d’être du pôle. Ils sont mandatés pour cette fonction.
En général, les rôles ont plutôt spontanément une vision locale. Le conseil du commun est l’endroit où les visions locales peuvent se confronter, et éventuellement peut émerger une vision globale : il n’y a pas que les responsables de pôle en conseil du commun, tous les rôles y sont invités.
Les responsables de pôle n’ont pas plus de pouvoir que les autres rôles, les décisions du pôle se prennent en assemblée de pôle, en réunion de gouvernance. Toute décision qui impacte les rôles sont prises en assemblée de pôle, donc les responsables de pôle soumettent leur proposition à l’assemblée, comme les responsables de rôles.
En réalité, il n’y a pas de différence de pouvoir entre un responsable de pôle, et un responsable de rôle : ils ont les mêmes pouvoirs sur le périmètre sur lequel on les mandate. Un rôle n’est rien d’autre qu’un pôle qui ne s’est pas (encore) développé.
Si tu veux en savoir plus sur ce fonctionnement, je pourrais répondre à tes question en live, on fait un webinaire là dessus ce jeudi (cf page linkedin webinaire Babel.coop).
