Echanges sur ErpNext-Dokos, Erp open source adapté pour gérer des tiers-lieux

🛠Ressources et Outils Communs
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Suite à la mise en place d’un cofinancement, plusieurs tiers-lieux se sont lancés dans la mise en place d’un logiciel de gestion de tiers-lieux adaptés à leurs besoins, en particulier sur la gestion de tickets et de réservation. C’est le cas du Wip en Normandie, de la Cofabrik et de La Coroutine à Lille, de la Baraka à Roubaix, d’Indelab à Béthune.

Le logiciel permet de la réservation de salle, d’espace de coworking et de machines selon un agenda.

Il intègre les fonctions de gestion comptable, de facturation, de devis mais peut aussi servir de boutique en ligne et de site internet pour le tiers-lieux.

Il permet le paiement en ligne, l’envoi automatique de factures et abonnement. avec des accès possible par API pour des applications externes (badges, gestion d’accès etc…).

Des développement sont en cours pour améliorer son usage auprès des différents tiers-lieux ainsi que la production d’une documentation pour faciliter son utilisation. La Compagnie des Tiers-Lieux vient aussi en soutien de la mise en place de l’application pour les lieux et des autres cofinancements à venir.

Début octobre 2019, le système de réservation est sorti en production.
Voici quelques sites l’utilisant (mais le site exterieur n’est qu’une petite partie visible)
https://cooperativebaraka.fr
https://magasin.lacoroutine.org
https://le-wip.dokos.cloud

Le code est ici Dokos / Dokos · GitLab et dokos est basé sur ErpNext.

La page dédié tiers-lieux sur le site de Dokos : dokos: open source business platform for SME
Le site de Dokos : https://dokos.io
La démo tiers lieux : dokos: open source business platform for SME
Le forum de Dokos : https://community.dokos.io/

Pour faciliter les échanges, nous ouvrons ce sujet. N’hésitez pas à poser vos questions.

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Pour information de Dokos sur les améliorations de l’application de gestion de réservation :

→ Pour la gestion des lots de ticket, j’ai créé un ticket (https://gitlab.com/dokos/dokos/issues/48) et j’essaye de faire une analyse de faisabilité dans les prochaines semaines.

→ Pour le rapprochement bancaire, il existe une intégration avec Plaid pour une intégration automatisée des relevés bancaires et certaines banques françaises sont déjà disponibles. Dès que j’ai le temps de bosser sur le sujet, je proposerai des améliorations à l’outil de rapprochement sur le forum. N’hésitez pas à participer ou faire rentrer dans la boucle des personnes calées sur ce sujet.

→ Pour les temps machine, je veux bien que l’ouverture d’un ticket ou un post sur le forum avec le détail du flux utilisateur pour que je puisse bien comprendre le cas si ça n’est pas déjà possible avec les fonctionnalités existantes.

→ Le système de synchronisation google agenda est en cours de développement.

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Nous recherchons des lieux ou acteurs pour boucler le cofinancement d’une amélioration d’un ERP open source de gestion appelé DOKOS (https://dokos.io, ex Erpnext)

Le but ici est d’avoir un bon système de synchronisation de la boutique de réservation en ligne avec des agendas extérieurs type google agenda. La partie agenda par article a elle déjà été cofinancée (visible sur sur la démo de https://tierslieux.dokos.io/salles-de-reunion/grande-salle-de-reunion-1er-etage-vr9ow ).
Il reste 1200€ sur les 1600 nécessaires (1200 pour financer le développer, 400 pour le suivi, mise en place, test, animation)

J’en profite pour dire que l’on commence à rechercher des cofinanceurs pour améliorer Movilab ainsi que pour le collectif Tilios (des budgets de corémunération pour les membres actifs sont aussi en cours de mise en place :))

Pour info sur le cofinancement de communs : https://movilab.org/wiki/Cofinancer_des_communs

Déjà 9 acteurs ont cofinancé des choses :-).

Pour comprendre l’action à cofinancer en question https://gitlab.com/dokos/dokos/issues/39

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Petite question technique @SimonSarazin, existe t il une fonction géolocalisation dans Dokos ? Plus précisement, peut on géolocaliser un « Projet » ? Une fiche contact ? Une ressource ? (qui pour moi peut être un chantier d’élagage).

Merci d’avance pour ta réponse.

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Bonjour @Yoann,

Je me permet de répondre à ta question en tant que développeur principal de dokos.
On a la possibilité d’ajouter des champs de type « Geolocalisation » (coordonnées géographiques), par contre nous n’avons pas encore de vue de type « Carte », mais ça peut s’envisager.
Il y a aussi la possibilité de lier des adresses avec n’importe quel autre type de document (Projets, Contacts, Ressources (Articles dans dokos)).

Tu voudrais t’en servir pour quel type d’usage exactement ?

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Bonjour @Charles-Henri_Decult,

En fait depuis quelques temps je cogite à un design de service pour les arboristes, grimpeurs élagueurs, ouvriers paysagistes, forestiers… qui soit basé sur un ERP / CRM mais don la navigation se fasse essentiellement par géolocalisation des données. (ex: quels chantiers j’ai réalisé dans le secteur au cours des 3 dernières années ? quels sont les arbres remarquables que j’ai identifié dans la zone ? qui a tailler cet arbres au cours des 5 dernières années ? Pour lui faire quoi ? etc…)

Toutes ces fonctions existent dans les ERP (contact/client, ressource/arbre, projet/chantier…), mais elles ne reposent pas encore (à ma connaissance) sur la capacité de « toutes les géolocaliser » et de les lier entre elles.

Je ne sais pas si je suis très clair mais je cherche…

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@Yoann, tu vas intéresser un ami qui essaye de lancer une plateforme pour les artisans à vélo :slight_smile: Ils ont encore plus intérêt à maximiser leurs trajets quand on voit le poids qu’ils déplacent (comme des laveurs de vitres à vélo, déménageurs, etc…)

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Salut @Yoann,

J’ai bien l’impression que ce que tu cherches ressemble à une vue de type « Carte », sur laquelle tu pourrais filtrer tes données et n’afficher que le résultat de tes filtres.

Dans dokos on a des vues de type « Liste », « Rapport », « Calendrier », « Gantt », « Kanban », mais on n’a effectivement pas de vue de type « Carte ».
Par contre il est possible d’ajouter des champs de type « Géolocalisation » dans dokos et de lier avec un logiciel de visualisation comme Redash qui permet d’afficher les données géolocalisée.
Il est même possible d’intégrer les vues de Redash (open-source aussi) directement dans dokos pour ne pas avoir à changer de logiciel :wink:

Si tu as déjà une idée detaillée de design fonctionnel pour ton flux métier, n’hésites pas à ouvrir un ticket sur Gitlab, ça nous permettra de l’avoir en tête pour le développement d’une future version !

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bonne initiative
juste je me demande pourquoi avoir choisi Dokos et non Odoo
merci de me donner vos arguments car je suis prête à changer a stratégie …
@SimonSarazin ?

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Bonjour @Sybille, c’est jamais évident ces choix là mais voilà quelques éléments de réponses dans ce post et un peu aussi sur celui ci. N’hésite pas à me poser tes questions suite à la lecture de ces éléments.

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Pour information, la coopérative des tiers-lieux a organisé une visio conférence pour présenter le projet. Voici le compte rendu assez complet : https://coop.tierslieux.net/wp-content/uploads/2019/11/Visioconférence-Projet-de-plateforme-de-réservation-et-gestion-libre-et-open.pdf

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Hello,
j’ai deux questions:
-est-il possible de faire une gestion comptable analytique avec cet outil?
-Est-il envisagé un version hébergée pour les moins dégourdis d’entres nous?
Merci

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Bonjour @LUL. Je viens de voir ton message.

Nous faisons notre comptabilité dessus pour La Coroutine. A priori cela intégre de la comptabilité analytique. Je demande des précisions sur le forum de Dokos (https://community.dokos.io/)

Pour l’hébergement, Dokos propose cela en version hébergée. Avec la compagnie, nous avons aussi une proposition d’hébergement mais encore en démarrage et plutôt pour des lieux au statut associatif à ce stade même si nous avons commencé à faire l’hébergement de la coopérative baraka (cf leur site basé sur dokos ici : https://cooperativebaraka.fr*

L’idéal est d’aller jeter un oeil à la démo : https://dokos.io/tiers-lieux

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@LUL, la réponse de Dokos à la question : « Il est possible de définir des axes analytiques et de tenir une comptabilité par centre de coûts et/ou projets. Par contre il n’y a pas encore de plan de compte analytique permettant de faire des calculs de coûts plus détaillés. » → https://community.dokos.io/t/gestion-comptable-analytique-avec-dokos/54/2

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Hello,
ravi de vous lire
1 question et une info,
pour la géolocalisation, un interfacage avec communecter.org ?
pour la partie analytique, je vous invite à vous rapprocher de Didier Riche et sa méthode Expertizer
l’interface est un peu vieillote, mais la robutesse de la solution est vraiment impressionnante.
Une intégration pourrait être très intéressante pour la partie Activity Based Managemnt, la gestion des coûts (charges, ressources et des temps).
Amitiés
Amaury

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Merci Simon! On poursuit l’exploration - on peut servir de testeur pour la version hébergée éventuellement ? (Le LAB01 est une association) (mais du coup sans urgence puisqu’on a pas réussit à mettre quelque chose en place pour début 2020)

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Bonjour à tou.te.s,

Je fais partie d’un tiers lieu citoyen en création à Arles dans le sud de la France. Notre site physique (4 ha extérieurs à disposition, bâtiments à rénover, en attente de containers-base-vie) ne nécessite évidemment pas le logiciel formidable :clap: qui est en présenté ici.
En revanche, nous n’avons pas de salarié pour accueillir tous les jours les usagers.e.s sur site et souhaitons tout de même donner accès aux lieux dans un esprit de responsabilisation.
Les contraintes du moment liées au covid rajoutent une couche de complexité mais nous poussent aussi à réfléchir à un outil collaboratif en ligne (et idéalement pour smartphone) des présences/activités sur site.

Auriez vous un conseil en la matière (gratuit si possible évidemment :sweat_smile:) ?
Une interface de plages horaires que les adhérents peuvent remplir simplement et que l’équipe projet puisse consulter sous forme d’agenda ?
Bref pas une usine à gaz :sweat_smile: pas de facturation derrière, juste une gestion des présences/activités (ici on parle d’ateliers « potager » « ruches » ou « médias » de max 40 personnes).

J’espère être claire mais n’hésitez pas pour des infos complémentaires.
Si mon post est pas au bon endroit, je le bouge :grin:
Mille mercis d’avance :pray: et bon courage pour cette période bouleversante !
Françoise (Page fb : Destination Tiers-Lieu)

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Petite mise à jour du post, une page décrivant les fonctions de Dokos est maintenant visible ici
https://dokos.io/tiers-lieux

Avec une démo dédiée Tiers Lieux : https://tierslieux.dokos.io/

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Bonjour Simon.
Je voudrais revenir sur la question odoo vs dokos. Y’a effectivement à lire sur les 2 sujets du forum de NextERP, notamment des détails techniques, mais est-ce que vous auriez des retours d’expériences de tiers-lieux en complément ? Avec des exemples, des anecdotes, par exemple. Merci d’avance !

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Bonjour Coline,

Je parle pour mon expérience :
Notre expérience à La Coroutine, ça a été Dolibarr il y a 4 ans. Mais pas assez avancé pour la vente en ligne et boutique. Puis l’on est passé à Odoo, mais un peu trop lourd et surtout pas de moyen de gérer de la réservation en ligne sur la boutique. On a cherché, et on a eu un bon retour d’expérience d’Erpnext qui par ailleurs avait de la gestion d’agenda. On a trouvé une personne qui travaillait sur une version française, adaptée aux enjeux de comptabilité en France Dokos.io (qui est basé sur ERPNEXT et donc continue à bénéficier de toutes les améliorations). Et donc on a demandé un développement spécifique pour la gestion de réservation de salle.

Depuis quelques mois, nous sommes plusieurs lieux basés sur Dokos :
Le Wip, La Coroutine à Lille, La coopérative Baraka (qui l’utilise pour son site public aussi).
C’est encore le début, mais en fonctionnement, ça fait tout ce que l’on souhaitait par rapport à nos usages et ça marche bien à ce stade.

Il manquerait dans le futur

  • Un système de gestion de ticket (je peux acheter des tickets et les décompter selon mes usages)
  • Un rapprochement bancaire automatique (il existe mais est sous forme semi automatique à ce stade)
  • Une doc plus poussée pour aider les lieux (c’est en cours)
  • Peut-être avoir un mécanisme pour ne pas forcer au départ la création de compte (c’est pas bloquant mais ça pourrait fluidifier le passage au paiement).

Il est prévu que tout ça se développe prochainement.